Semana 1: relevamiento de la solicitud
La agencia privada envía perfil de pasajeros, fechas tentativas y preferencia de ciudades. Se revisa qué rutas aéreas comerciales cubren ese corredor en la temporada pedida y si hay cupos grupales disponibles. Si el pedido es corporativo, se suma la política interna de la empresa sobre clase tarifaria y horarios de salida.
Semanas 2 y 3: armado de la propuesta mayorista
Se cruzan tarifas netas, alojamiento en zonas de oficinas o centro histórico y traslados. En este tramo aparecen las primeras diferencias: un vuelo con escala corta puede encarecer el paquete, y un hotel bien ubicado puede justificar el desvío. La propuesta se envía con dos o tres variantes para que la agencia compare sin volver a empezar.
Semana 4: negociación de cupos y condiciones
Acá se define lo que después no se puede mover: cantidad mínima de pasajeros, plazos de emisión, política de cambios de nombre y devoluciones. Las aerolíneas comerciales suelen pedir confirmación anticipada en temporada alta, sobre todo en el corredor hacia Madrid, Roma y Lisboa. Conviene dejar por escrito cada condición antes de bloquear asientos.
Semanas 5 y 6: confirmación y documentación
Con los cupos bloqueados, se emiten los vouchers, se cargan los datos de cada pasajero y se entrega el itinerario final a la agencia. Si el viaje es multi-destino con tren interno, en esta etapa se ajustan los horarios de conexión para que no queden esperas largas. Cualquier cambio posterior entra como reemisión y tiene su propio circuito.
Previo a la salida: asistencia y ajustes de último momento
Una semana antes se confirman horarios de vuelo, se verifica el alojamiento y se activa el canal de asistencia en destino con respuesta en menos de dos horas. Los viajes corporativos suman un chequeo extra de facturación. Si algo se cae, se resuelve con el operador mayorista y no directo con el pasajero.